Как заявка на отпуск проходит согласование в Slack

Большинство согласований умирают в пути — письмо нужному человеку в ненужный момент, очередь в инструменте, который согласующий открывает раз в неделю. В Slack согласование может быть карточкой в личных сообщениях, которые согласующий и так читает, а решение — в одно нажатие.

Схема ниже — собственная схема продукта: свежая установка заводит цепочку согласования для каждого вида заявки, так что ничего не нужно проектировать до первой заявки. Настраиваемые цепочки — свои шаги в своём порядке — доступны на любом тарифе, включая бесплатный. Здесь нарисовано то, что заводится по умолчанию: руководитель сотрудника, затем его контактное лицо HR.

Вот одна заявка на отпуск, проходящая по ней:

Карточка и есть всё сообщение

Текущий согласующий получает заявку личным сообщением с кнопками «Согласовать» и «Отклонить» — без сопроводительной записки и без ссылки в очередь. Кто просит, какой отдел, какие даты: карточка несёт всё, что нужно для решения, и оформление выше — собственное оформление продукта, вплоть до подписей на кнопках.

Отклонение требует причины, и причина не уходит в архив — сотрудник её видит. Отказ с одной фразой — это разговор; отказ без неё — загадка, которую кому-то придётся разгадывать.

У цепочки есть состояние, и она его показывает

Когда руководитель согласовал, заявка двигается на шаг, и карточка, ожидающая в Slack у руководителя HR, говорит об этом — подпись на второй карточке выше это собственная формулировка продукта для такого состояния, а не наш пересказ.

Руководитель HR никогда не заперт за чужим шагом: он может согласовать или отклонить любую заявку в ожидании внутри рабочего пространства, независимо от того, на ком сейчас стоит цепочка. А раздел заявок в дашборде доступен только для чтения — решения принимаются в Slack, там же, где карточка.

Баланс двигается последним

Баланс отпуска двигается, когда заявка согласована, — а не когда она подана. Между подачей и решением число, которое все читают, остаётся верным, и в момент, когда приходит финальное «Согласовать», оно меняется. Как это число вообще накапливается — отдельный пост, а половина истории со стороны сотрудника — спросить, оформить, проверить — в как вести учёт отпусков в Slack.

Если сегодня ваши согласования живут в пересланных личных сообщениях и в чьей-то памяти, страница согласований показывает полный набор карточек, страница заявок на отпуск — то, что их оформляет, а свежая установка приходит с уже заведёнными цепочками.