HR-автоматизация в Slack — четыре рутины, которые перестают быть чьей-то работой

Большая часть того, что продают как HR-автоматизацию, — это форма, переехавшая из одного инструмента в другой: кто-то по-прежнему её заполняет, кто-то по-прежнему выбивает согласование, кто-то по-прежнему считает. Автоматизация, которую стоит иметь, — та, после которой рутина перестаёт быть чьей-то работой. Честная версия этой фразы называет, какие именно рутины, — потому что не каждый шаг должен исчезнуть, и решение — не рутина.

Границы — до аргументов: бесплатный тариф покрывает рабочее пространство Slack до 5 человек, а все четыре рутины ниже — ответы по политикам, политики отпусков с ежемесячным начислением, маршрутизация согласований и дни рождения — входят в ассистента на любом тарифе, включая бесплатный. С шестого человека тариф «Команда» стоит $5 за человека в месяц — за каждого, а не только за тех, кто сверх пяти. Ничто ниже не требует великодушного прочтения страницы цен.

Вот вкус автоматизации, о которой этот пост. Никто ничего не печатал, а два сообщения пришли:

Календарь, в который никто не заглядывает

Напоминание о дне рождения уходит за семь дней — руководителям HR и собственному руководителю сотрудника, собранное в одно сообщение, когда несколько дат подходят вместе, и о собственном дне рождения никому не напоминают. Само поздравление публикуется в выбранном вами канале, не раньше девяти утра по часовому поясу рабочего пространства, а двое с одной датой получают одно общее поздравление.

Эта автоматизация хранит месяц и день, никогда год — год отбрасывается на входе, поэтому в системе нечем ответить, сколько кому лет. И она работает на согласии: бот один раз спрашивает, уместны ли поздравления, отказ — полноценный ответ, соблюдаемый как отсутствие поздравления и напоминания, и передумать можно в разговоре. Полные правила несёт страница дней рождения.

Вопросы, которые повторяются

Одни и те же пять вопросов приходят каждую неделю в любой команде, а справочник, который на них отвечает, остаётся непрочитанным, потому что искать стоит больше внимания, чем спросить. Автоматизированная половина здесь: вопрос по политике получает ответ из ваших же записей базы знаний, подобранных под заданный вопрос. Ручная половина намеренно мала: при промахе вопрос записывается как пробел в базе знаний, и первый руководитель HR, указанный для рабочего пространства, получает личное сообщение с просьбой научить — ответьте один раз, и этот ответ достанется следующему, кто спросит.

Что бот делает в этот момент вместо догадок — и почему отказ и есть возможность — в что делает HR-бот, когда не знает ответа.

Арифметика, которую никто не должен считать руками

Учёт отпусков — это табличная рутина: формулы, которые кто-то поддерживает, число, которое было верным в марте. Когда политика отпусков задана, баланс отпуска каждого сотрудника растёт на ежемесячное начисление в годовщину его даты приёма — хранится с четырьмя знаками после запятой, сообщается с двумя и округляется вниз, так что бот никогда не называет больше дней, чем есть на самом деле. И единственный край показывается, а не угадывается: без даты приёма не начисляется ничего, и отсутствующая дата поднимается вашему руководителю HR как поломка, которую может починить только человек.

Полная арифметика — короткие месяцы, 31-е число, к чему привязано начисление — разобрана в как начисляется баланс отпуска.

Маршрутизация, а не решение

Согласования — то место, где обещания автоматизации обычно перебирают, поэтому вот честное разделение: оформление и маршрутизация автоматизированы, суждение — нет. «Можно мне выходной в следующую пятницу?» оформляет заявку на отпуск и запускает цепочку согласования тем же действием, и карточка приходит согласующему в Slack личным сообщением с кнопками «Согласовать» и «Отклонить» — без очереди и без беготни. Человек всё ещё нажимает. Отклонение требует причины, и сотрудник её видит. Баланс отпуска двигается, когда заявка согласована, а не когда подана.

Вот оба шага цепочки по умолчанию, со стороны согласующих:

Страница цепочек согласования рисует весь набор карточек, включая то, что сотрудник видит на каждом шаге.

Что намеренно остаётся ручным

Три шага оставлены людям, каждый осознанно. Нажатие «согласовать» или «отклонить» — потому что баланс это арифметика, а отсутствие человека на месте это суждение. Обучение — потому что ответ попадает в базу знаний, только когда руководитель HR загружает его или обучает бота: у бота нет инструмента для веб-поиска, и он не станет сочинять вашу политику из интернетовской. И сама политика: кто-то один раз говорит, сколько дней в год и с какого момента, а руководство руководителя HR описывает, как держать честными и политику, и базу знаний.

Подключение бота — это один экран согласия Slack, и руководство по установке проводит по тому, что дальше: свежая установка заводит цепочку согласования для каждого вида заявки, так что маршрутизация выше работает до всякой настройки. Если вы искали «HR-автоматизация в Slack», честная проверка любого инструмента с такой заявкой — спросить, рутина за рутиной: кто делал это раньше и кто делает теперь? Для четырёх перечисленных ответ — никто. Для трёх оставшихся — по-прежнему вы, и намеренно.

А если вы сравниваете инструменты, а не рутины, что отвечает HR чат-бот для Slack и чего не выдумывает — это тот же продукт, описанный возможность за возможностью, с пятью вопросами для любого поставщика в конце.