Руководство руководителя HR

Где что настраивается

Две поверхности, и в трёх местах они пересекаются. Стоит знать заранее, прежде чем искать нужный экран.

• Только в Slack, попросив бота: цепочки согласования, записи базы знаний, контактное лицо HR сотрудника, баланс отпуска одного сотрудника и удаление данных одного сотрудника. Согласование и отклонение заявок тоже происходит здесь. Формы ни для чего из этого нет — вы просто просите, сообщением.
• Только в дашборде: название компании, активация рабочего пространства, подключение и отключение Slack, даты приёма сразу для многих сотрудников, общие для компании инструкции ассистенту, Память, накопленная о каждом сотруднике, и разделы заявок и журнала аудита, доступные только для чтения.
• И там, и там: политики отпусков, руководители HR и часовой пояс рабочего пространства.

Цепочки согласования

У каждого вида заявки — отгул, отпуск, удалённая работа, опоздание — своя цепочка, и изменение одной не трогает остальные. Цепочка — это упорядоченный список ролей, а не людей: руководитель сотрудника, его контактное лицо HR или оба. Роли определяются в момент подачи заявки, поэтому смена руководителя меняет согласующего для следующей заявки без правки самой цепочки.

Свежая установка заводит все четыре вида как «руководитель, затем контактное лицо HR». Пустая цепочка сразу автоматически согласует этот вид.

Шаг, роль которого не заполнена в профиле сотрудника, пропускается, а не блокирует: сотрудник без руководителя идёт сразу к контактному лицу HR. Если ни один шаг цепочки ни на кого не разрешается, заявка согласуется.

Согласование происходит в Slack. Текущий согласующий получает заявку личным сообщением с кнопками «Согласовать» и «Отклонить»; отклонение требует причины, которую сотрудник видит. Как руководитель HR вы можете согласовать или отклонить любую ожидающую заявку в своём рабочем пространстве, независимо от того, стоит ли цепочка сейчас на вас. Раздел заявок в дашборде доступен только для чтения.

Политики отпусков

Политика отпусков содержит ставку начисления для одного вида отпуска: отпуска или оплачиваемого отгула. Она управляет тем, как растёт баланс, и больше ничем — стаж ни на что не влияет, а кто может тратить баланс, решает цепочка согласования. Больничные и отгулы без содержания не учитываются и баланс не расходуют. Заявки на удалённую работу и опоздание баланс тоже не расходуют.

Задайте политику из дашборда или попросив бота. Указывайте ставку в месяц, а не в год, либо попросите бота пересчитать: 20 дней в год — это 1.6667 дня в месяц, и разница между этим и 1.67 за пять лет составляет полтора дня.

Отсутствие политики — тоже решение. Если у вида отпуска нет политики, он в вашем рабочем пространстве не начисляется вовсе, и его баланс двигается, только когда его задаёт руководитель HR.

Начисление выдаёт ставку один раз за каждый полный месяц, отработанный сотрудником, в его месячную годовщину по часовому поясу вашего рабочего пространства, с прижатием к концу коротких месяцев. Оно привязано к более поздней из двух дат: даты приёма сотрудника и момента создания политики, — поэтому никому не зачитывается стаж, предшествующий вашей политике. Начисления накапливаются и никогда не пересчитываются из стажа: баланс, который вы поправили вручную, не затирается следующим проходом.

Сотруднику без даты приёма в системе не начисляется ничего. В день, когда вы впервые включаете начисление, это почти всё рабочее пространство, — поэтому дашборд позволяет проставить даты приёма пакетно.

Выключение начисления сохраняет все уже заработанные дни. Дальше балансы двигаются, только когда вы их задаёте, а если позже включить начисление обратно, за перерыв никому ничего не зачтётся.

Кто может просить

Никто не ограничен стажем. Нет правила о минимальном стаже, нет квалифицирующей даты и нет никакой автоматической проверки на допуск при подаче заявки: сотрудник, вышедший сегодня утром, может её подать, и она пройдёт ту же цепочку согласования, что и у всех.

Это осознанное изменение, а не пробел. Правило, которое отклоняло заявки при подаче, когда ни один экран не признавал его существования, было хуже, чем либо применять его открыто, либо не применять вовсе, — поэтому ушло само понятие, а не только поле. Решение теперь за согласующими, где небольшая компания его и держит.

Стоит знать последствие: у рабочего пространства с пустыми цепочками согласования нет никакой защиты, потому что пустая цепочка автоматически согласует. Если стаж для вас важен, поставьте в цепочку шаг.

Сотруднику без даты приёма тоже никогда не отказывают. Ему ничего не начисляется, пока вы не заполните дату, и бот говорит, что баланс заморожен, а не что просить нельзя, — пустое поле чинить вам, а не спорить об этом ему.

Балансы

У каждого сотрудника два баланса: оплачиваемые отгулы и отпуск. Они хранятся с четырьмя знаками после запятой, потому что дробная ставка начисления, просуммированная за много месяцев, должна оставаться точной, а показываются с двумя — с округлением вниз, чтобы число, которое называют сотруднику, никогда не превышало фактическое.

При подаче заявки баланс не проверяется ничем. Сотрудник, у которого осталось два дня, может попросить десять, и эта заявка оформляется и идёт по цепочке, как любая другая. При согласовании дни списываются, и баланс останавливается на нуле, а не уходит в минус, — то есть перерасход поглощается молча и следа в балансе не оставляет. Если для вас это важно, ловить нужно на согласовании, а не на подаче.

Заявка на отпуск расходует рабочие дни между датой начала и датой конца; выходные не считаются. Заявка на оплачиваемый отгул расходует по одному дню за каждую запрошенную дату.

База знаний

Записи пишутся в Slack, просьбой к боту — «сохрани: …». Перечислить их, исправить одну или удалить можно так же. Экрана в дашборде для всего этого нет.

Когда сотрудник спрашивает то, на что не отвечает ни одна запись, происходят две вещи: бот говорит ему, что не знает, вместо того чтобы придумать ответ, и первый руководитель HR, указанный для рабочего пространства, получает личное сообщение с вопросом. Ответьте — и ответ сохранится как запись, а сам ответ закроет пробел в базе знаний. Ответьте «dismiss», если это не то, что боту следует знать.

Сообщение о пробеле уходит первому руководителю HR в списке рабочего пространства, а не всем — это стоит знать, если вас несколько и вопросы приходят коллеге.