Посібник керівника HR

Де що налаштовується

Дві поверхні, і в трьох місцях вони перетинаються. Варто знати заздалегідь, перш ніж шукати потрібний екран.

• Лише у Slack, попросивши бота: ланцюжки погодження, записи бази знань, контактна особа HR співробітника, баланс відпустки одного співробітника й видалення даних одного співробітника. Погодження та відхилення заявок теж відбувається тут. Форми ні для чого з цього немає — ви просто просите, повідомленням.
• Лише в дашборді: назва компанії, активація робочого простору, підключення й відключення Slack, дати прийняття одразу для багатьох співробітників, спільні для компанії інструкції асистенту, Пам'ять, накопичена про кожного співробітника, і розділи заявок та журналу аудиту, доступні лише для читання.
• І там, і там: політики відпусток, керівники HR і часовий пояс робочого простору.

Ланцюжки погодження

У кожного виду заявки — відгул, відпустка, віддалена робота, запізнення — свій ланцюжок, і зміна одного не чіпає решти. Ланцюжок — це впорядкований список ролей, а не людей: керівник співробітника, його контактна особа HR або обидва. Ролі визначаються в момент подання заявки, тому зміна керівника змінює погоджувача для наступної заявки без правки самого ланцюжка.

Свіже встановлення заводить усі чотири види як «керівник, потім контактна особа HR». Порожній ланцюжок одразу автоматично погоджує цей вид.

Крок, роль якого не заповнена в профілі співробітника, пропускається, а не блокує: співробітник без керівника йде одразу до контактної особи HR. Якщо жоден крок ланцюжка ні на кого не розв'язується, заявка погоджується.

Погодження відбувається у Slack. Поточний погоджувач отримує заявку особистим повідомленням із кнопками «Погодити» та «Відхилити»; відхилення потребує причини, яку співробітник бачить. Як керівник HR ви можете погодити або відхилити будь-яку заявку в очікуванні у своєму робочому просторі, незалежно від того, чи стоїть ланцюжок зараз на вас. Розділ заявок у дашборді доступний лише для читання.

Політики відпусток

Політика відпусток містить ставку нарахування для одного виду відпустки: відпустки або оплачуваного відгулу. Вона керує тим, як росте баланс, і більше нічим — стаж ні на що не впливає, а хто може витрачати баланс, вирішує ланцюжок погодження. Лікарняні та відгули без збереження не враховуються й баланс не витрачають. Заявки на віддалену роботу й запізнення баланс теж не витрачають.

Задайте політику з дашборда або попросивши бота. Вказуйте ставку на місяць, а не на рік, або попросіть бота перерахувати: 20 днів на рік — це 1.6667 дня на місяць, і різниця між цим і 1.67 за п'ять років становить півтора дня.

Відсутність політики — теж рішення. Якщо у виду відпустки немає політики, він у вашому робочому просторі не нараховується зовсім, і його баланс рухається лише тоді, коли його задає керівник HR.

Нарахування видає ставку один раз за кожен повний місяць, відпрацьований співробітником, у його місячну річницю за часовим поясом вашого робочого простору, з притисканням до кінця коротких місяців. Воно прив'язане до пізнішої з двох дат: дати прийняття співробітника та моменту створення політики, — тому нікому не зараховується стаж, що передує вашій політиці. Нарахування накопичуються й ніколи не перераховуються зі стажу: баланс, який ви виправили вручну, не затирається наступним проходом.

Співробітнику без дати прийняття в системі не нараховується нічого. У день, коли ви вперше вмикаєте нарахування, це майже весь робочий простір, — тому дашборд дозволяє проставити дати прийняття пакетно.

Вимкнення нарахування зберігає всі вже зароблені дні. Далі баланси рухаються, лише коли ви їх задаєте, а якщо пізніше увімкнути нарахування назад, за перерву нікому нічого не зарахується.

Хто може просити

Ніхто не обмежений стажем. Немає правила про мінімальний стаж, немає кваліфікаційної дати й немає жодної автоматичної перевірки на допуск при поданні заявки: співробітник, що вийшов сьогодні вранці, може її подати, і вона пройде той самий ланцюжок погодження, що й у всіх.

Це свідома зміна, а не прогалина. Правило, яке відхиляло заявки при поданні, коли жоден екран не визнавав його існування, було гірше, ніж або застосовувати його відкрито, або не застосовувати взагалі, — тому пішло саме поняття, а не лише поле. Рішення тепер за погоджувачами, де невелика компанія його й тримає.

Варто знати наслідок: у робочого простору з порожніми ланцюжками погодження немає жодного захисту, бо порожній ланцюжок автоматично погоджує. Якщо стаж для вас важливий, поставте в ланцюжок крок.

Співробітнику без дати прийняття теж ніколи не відмовляють. Йому нічого не нараховується, доки ви не заповните дату, і бот каже, що баланс заморожено, а не що просити не можна, — порожнє поле лагодити вам, а не сперечатися про це йому.

Баланси

У кожного співробітника два баланси: оплачувані відгули та відпустка. Вони зберігаються з чотирма знаками після коми, бо дробова ставка нарахування, просумована за багато місяців, має лишатися точною, а показуються з двома — з округленням вниз, щоб число, яке називають співробітнику, ніколи не перевищувало фактичне.

При поданні заявки баланс не перевіряється нічим. Співробітник, у якого лишилося два дні, може попросити десять, і ця заявка оформлюється й іде ланцюжком, як будь-яка інша. При погодженні дні списуються, і баланс зупиняється на нулі, а не йде в мінус, — тобто перевитрата поглинається мовчки й сліду в балансі не лишає. Якщо для вас це важливо, ловити потрібно на погодженні, а не на поданні.

Заявка на відпустку витрачає робочі дні між датою початку й датою кінця; вихідні не рахуються. Заявка на оплачуваний відгул витрачає по одному дню за кожну запитану дату.

База знань

Записи пишуться у Slack, проханням до бота — «збережи: …». Перелічити їх, виправити один або видалити можна так само. Екрана в дашборді для всього цього немає.

Коли співробітник питає те, на що не відповідає жоден запис, відбуваються дві речі: бот каже йому, що не знає, замість того щоб вигадати відповідь, і перший керівник HR, зазначений для робочого простору, отримує особисте повідомлення з питанням. Відповідайте — і відповідь збережеться як запис, а сама відповідь закриє прогалину в базі знань. Відповідайте «dismiss», якщо це не те, що боту слід знати.

Повідомлення про прогалину йде першому керівнику HR у списку робочого простору, а не всім — це варто знати, якщо вас кілька й питання приходять колезі.