HR-автоматизація у Slack — чотири рутини, які перестають бути чиєюсь роботою

Більшість того, що продають як HR-автоматизацію, — це форма, що переїхала з одного інструмента в інший: хтось так само її заповнює, хтось так само вибиває погодження, хтось так само рахує. Автоматизація, яку варто мати, — та, після якої рутина перестає бути чиєюсь роботою. Чесна версія цієї фрази називає, які саме рутини, — бо не кожен крок має зникнути, і рішення — не рутина.

Межі — до аргументів: безкоштовний тариф покриває до 5 співробітників, із відповідями щодо політик, заявками на відпустку та до 25 записів бази знань. Політики відпусток із щомісячним нарахуванням — арифметика нижче — входять до тарифу «Команда» по $4 за співробітника на місяць, а дні народження входять до асистента на будь-якому тарифі, включно з безкоштовним. Ніщо нижче не потребує великодушного прочитання сторінки цін.

Ось смак автоматизації, про яку цей допис. Ніхто нічого не друкував, а два повідомлення прийшли:

Календар, до якого ніхто не зазирає

Нагадування про день народження йде за сім днів — керівникам HR і власному керівнику співробітника, зібране в одне повідомлення, коли кілька дат підходять разом, і про власний день народження нікому не нагадують. Саме привітання публікується в обраному вами каналі, не раніше дев'ятої ранку за часовим поясом робочого простору, а двоє з однією датою отримують одне спільне привітання.

Ця автоматизація зберігає місяць і день, ніколи рік — рік відкидається на вході, тому в системі нічим відповісти, скільки кому років. І вона працює на згоді: бот один раз питає, чи доречні привітання, відмова — повноцінна відповідь, дотримувана як відсутність привітання й нагадування, і передумати можна в розмові. Повні правила несе сторінка днів народження.

Питання, які повторюються

Ті самі п'ять питань приходять щотижня в будь-якій команді, а довідник, який на них відповідає, лишається непрочитаним, бо шукати коштує більше уваги, ніж спитати. Автоматизована половина тут: питання щодо політики отримує відповідь із ваших же записів бази знань, дібраних під поставлене питання. Ручна половина навмисно мала: при промаху питання записується як прогалина в базі знань, і перший керівник HR, зазначений для робочого простору, отримує особисте повідомлення з проханням навчити — відповідайте один раз, і ця відповідь дістанеться наступному, хто спитає.

Що бот робить цієї миті замість здогадів — і чому відмова і є можливість — у що робить HR-бот, коли не знає відповіді.

Арифметика, яку ніхто не має рахувати руками

Облік відпусток — це таблична рутина: формули, які хтось підтримує, число, що було правильним у березні. Коли політику відпусток задано, баланс відпустки кожного співробітника росте на щомісячне нарахування у річницю його дати прийняття — зберігається з чотирма знаками після коми, повідомляється з двома й округлюється вниз, тож бот ніколи не називає більше днів, ніж є насправді. І єдиний край показується, а не вгадується: без дати прийняття не нараховується нічого, і відсутня дата підіймається вашому керівнику HR як поломка, яку може полагодити лише людина.

Повна арифметика — короткі місяці, 31-ше число, до чого прив'язане нарахування — розібрана в як нараховується баланс відпустки.

Маршрутизація, а не рішення

Погодження — те місце, де обіцянки автоматизації зазвичай перебирають, тому ось чесний поділ: оформлення й маршрутизація автоматизовані, судження — ні. «Чи можна мені вихідний наступної п'ятниці?» оформлює заявку на відпустку і запускає ланцюжок погодження тією самою дією, і картка приходить погоджувачу у Slack особистим повідомленням із кнопками «Погодити» та «Відхилити» — без черги й без біганини. Людина так само натискає. Відхилення потребує причини, і співробітник її бачить. Баланс відпустки рухається, коли заявку погоджено, а не коли її подано.

Ось обидва кроки ланцюжка за замовчуванням, з боку погоджувачів:

Сторінка ланцюжків погодження малює весь набір карток, включно з тим, що співробітник бачить на кожному кроці.

Що навмисно лишається ручним

Три кроки лишені людям, кожен свідомо. Натискання «погодити» або «відхилити» — бо баланс це арифметика, а відсутність людини на місці це судження. Навчання — бо відповідь потрапляє до бази знань лише тоді, коли керівник HR завантажує її або навчає бота: у бота немає інструмента для вебпошуку, і він не складатиме вашу політику з інтернетівської. І сама політика: хтось один раз каже, скільки днів на рік і з якого моменту, а посібник керівника HR описує, як тримати чесними і політику, і базу знань.

Підключення бота — це один екран згоди Slack, і посібник зі встановлення проводить тим, що далі: свіже встановлення заводить ланцюжок погодження для кожного виду заявки, тож маршрутизація вище працює до всякого налаштування. Якщо ви шукали «HR-автоматизація у Slack», чесна перевірка будь-якого інструмента з такою заявкою — спитати, рутина за рутиною: хто робив це раніше і хто робить тепер? Для чотирьох перелічених відповідь — ніхто. Для трьох, що лишилися, — так само ви, і навмисно.

А якщо ви порівнюєте інструменти, а не рутини, що відповідає HR чат-бот для Slack і чого не вигадує — це той самий продукт, описаний можливість за можливістю, з п'ятьма питаннями для будь-якого постачальника в кінці.